Privacybeleid

Focusvriend is een product van Studio Vervest, gevestigd te Steensel, Nederland, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 73994782. Voor alles wat met privacy te maken heeft kun je terecht bij info@focusvriend.nl.

Dit beleid gaat over de webapplicatie op focusvriend.nl en over deze website zelf. Onze algemene voorwaarden staan apart.

In Focusvriend lopen twee soorten persoonsgegevens door elkaar, en de rolverdeling verschilt per soort.

• Jouw eigen gegevens — je account, je abonnement, je gebruik van de app. Daarvoor zijn wij verwerkingsverantwoordelijke: wij bepalen waarom en hoe die verwerkt worden, en dit beleid legt dat uit.
• De gegevens van jouw klanten en relaties — de contacten, facturen, offertes, uren en bestanden die jij in de app zet. Daarover ga jij: jij bent verwerkingsverantwoordelijke en wij zijn verwerker. We doen daarmee niets anders dan wat nodig is om de dienst aan jou te leveren, en we gebruiken die gegevens nooit voor onszelf.

Voor dat tweede geldt een verwerkersovereenkomst. Dit privacybeleid, samen met onze algemene voorwaarden, vormt die overeenkomst; wil je er een ondertekend exemplaar van, vraag het op via info@focusvriend.nl. Daarin staat ook dat wij alleen op jouw instructie handelen, dat we je helpen als een van jouw klanten zijn rechten uitoefent, en dat we de gegevens na afloop teruggeven of wissen.

3.1 Accountgegevens

• E-mailadres
• Weergavenaam (optioneel)
• Wachtwoord, versleuteld opgeslagen via Supabase Auth — wij kunnen het niet zien
• Je abonnementsstatus en betaalgeschiedenis

3.2 Wat je zelf in de app zet

Alles wat je opslaat hoort bij je account en is alleen zichtbaar voor jou en voor de mensen die je zelf in een werkruimte uitnodigt. Denk aan:

• Taken, projecten, doelen en je planning
• Contacten en klantgegevens, en de kansen en projecten die eraan hangen
• Offertes, facturen, inkoop, uren en je grootboek
• Notities, kennisbank-items en gesprekken met de AI-coach
• Bestanden die je uploadt: bonnetjes, bijlagen, productfoto's, je logo
• Statistieken over je eigen gebruik (afgeronde taken, reeksen, punten)

3.3 Technische gegevens

• IP-adres, voor beveiliging en om misbruik van de AI-functies te begrenzen
• Browser- en apparaattype, uit de standaard HTTP-headers
• Foutmeldingen en technische logs als er iets misgaat

We gebruiken geen trackingcookies, analytics-scripts of advertentietrackers. De cijfers die je in de app over jezelf ziet, rekenen we uit op basis van je eigen taken en uren; daar komt geen derde partij aan te pas.

3.4 Feedback die je instuurt

Stuur je via de knop in de app feedback, dan slaan we op wat je schrijft, op welke pagina je stond en — als je die meestuurt — de schermafdruk die je maakt. Die schermafdruk kan tonen wat er op dat moment op je scherm stond; stuur 'm dus niet mee als daar iets op staat dat je liever niet deelt.

• De dienst leveren: je account laten werken, je gegevens bewaren en tonen, documenten maken en versturen.
• AI-functies: alleen wanneer je er zelf om vraagt. Zie wat er naar de AI gaat.
• Betalingen: je naam en e-mailadres gaan naar Mollie om een betaling of abonnement te verwerken.
• Berichten over je account: bevestigingen, wachtwoordherstel, uitnodigingen voor een werkruimte en meldingen die je zelf aanzet.
• Beveiliging en misbruikpreventie: aanvraaglimieten, foutopsporing en het tegengaan van onbevoegd gebruik.
• De app verbeteren: op basis van de feedback die je zelf instuurt. Niet op basis van meekijken.

• Uitvoering van de overeenkomst (art. 6 lid 1 sub b AVG): alles wat nodig is om je het account en de functies te kunnen leveren waar je voor tekent.
• Gerechtvaardigd belang (art. 6 lid 1 sub f AVG): beveiliging, misbruikpreventie en het draaiend houden van de dienst.
• Wettelijke plicht (art. 6 lid 1 sub c AVG): de fiscale bewaarplicht voor onze eigen administratie.
• Toestemming (art. 6 lid 1 sub a AVG): voor optionele koppelingen die je zelf aanzet, zoals je bankrekening. Die toestemming kun je op elk moment intrekken.

De AI-functies draaien op modellen van OpenAI. Er gaat alleen iets die kant op op het moment dat jij een AI-functie gebruikt: je stelt een vraag aan de coach, je laat een bericht opstellen, je laat een bonnetje uitlezen, je laat een project opsplitsen in taken.

• We sturen mee wat nodig is voor die ene opdracht — bijvoorbeeld de taak waar je een update over vraagt, met de bijbehorende aantekeningen. Niet je hele account.
• OpenAI gebruikt gegevens die via de API binnenkomen niet om modellen mee te trainen.
• Gebruik je geen AI-functie, dan gaat er niets naar OpenAI.
• Verwerking vindt plaats in de Verenigde Staten. Daarvoor gelden de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie als waarborg.

Wat de AI schrijft is een concept. Er gaat nooit vanzelf iets de deur uit: versturen is altijd een klik van jou, nadat je het gelezen hebt.

We delen gegevens uitsluitend met de partijen die nodig zijn om de dienst te leveren. Met elk van hen is een verwerkersovereenkomst gesloten.

Voor de partijen buiten de EU (OpenAI en Resend) gelden de standaardcontractbepalingen (SCC's) van de Europese Commissie als passende waarborg voor de doorgifte.

Verder delen we niets met derden. We verkopen geen gegevens en we geven niets door voor reclame. Alleen als de wet ons daartoe verplicht — een rechterlijk bevel bijvoorbeeld — kunnen we gedwongen worden gegevens te verstrekken.

• Je account en alles wat erin staat: zolang je account bestaat.
• Na verwijdering van je account: je gegevens worden gewist. Reservekopieën lopen maximaal 30 dagen achter; daarna is het ook daaruit weg.
• Onze eigen facturen aan jou: 7 jaar, omdat de Belastingdienst dat van ons vraagt.
• De facturen die jij maakt: die zijn van jou. Ze blijven staan zolang je account bestaat; jij bepaalt wanneer je ze weggooit — houd daarbij je eigen bewaarplicht in de gaten.
• Technische logs: maximaal 30 dagen.
• Feedback die je instuurt: zolang die nodig is om er iets mee te doen.

Focusvriend gebruikt uitsluitend functionele cookies: ze houden je ingelogd en onthouden je sessie. Zonder die cookies werkt de app niet. We plaatsen geen tracking-, analytics- of advertentiecookies, en daarom is er ook geen cookiebanner nodig.

Daarnaast bewaren we een paar voorkeuren in de opslag van je eigen browser — welke onderdelen je in je menu wilt zien, bijvoorbeeld. Die blijven op je apparaat.

• Al het verkeer loopt over een versleutelde verbinding (HTTPS/TLS).
• Wachtwoorden worden gehasht opgeslagen; ook wij kunnen ze niet uitlezen.
• In de database geldt row level security: elke regel hangt aan een gebruiker of een werkruimte, en de database weigert wat daarbuiten valt. Een fout in het scherm kan zo geen data van iemand anders tonen.
• Toegang tot productiesystemen is beperkt tot wie die nodig heeft.
• Bestanden staan in afgeschermde opslag en zijn alleen te openen via tijdelijke links.

Is er een datalek waarbij jouw gegevens betrokken zijn, dan melden we dat binnen 72 uur bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we jou zonder onnodige vertraging als het waarschijnlijk een hoog risico voor je oplevert. Gaat het om gegevens van jouw klanten, dan melden we het aan jou — jij bent voor die gegevens de verantwoordelijke en doet zelf de melding.

Zie je zelf iets wat niet klopt, laat het weten via info@focusvriend.nl. Meldingen over beveiliging pakken we met voorrang op.

Op grond van de AVG heb je het recht om:

• Inzage te vragen in je persoonsgegevens.
• Correctie te vragen van wat niet klopt.
• Verwijdering te vragen van je gegevens en je account.
• Je gegevens mee te nemen (dataportabiliteit). Dat kan zonder ons: in de app zit een exportfunctie die je alles in een leesbaar bestand geeft.
• Beperking van de verwerking te vragen.
• Bezwaar te maken tegen de verwerking.
• Een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens, als je vindt dat we het niet goed doen.

Mail voor het uitoefenen van je rechten naar info@focusvriend.nl. We reageren binnen 30 dagen. Gaat je vraag over gegevens die een van onze gebruikers over jóu heeft opgeslagen, dan verwijzen we je door naar die gebruiker: die is daar de verantwoordelijke voor.

We passen dit beleid aan als de dienst verandert. Belangrijke wijzigingen laten we per e-mail weten en zetten we in de changelog in de app. De datum bovenaan deze pagina zegt wanneer we voor het laatst iets hebben aangepast; de geldende versie is altijd de versie die hier staat.

Studio Vervest
Saskia Vervest
Grote Akker 11
5524 BH Steensel
KvK 73994782
E-mail: info@focusvriend.nl

We hebben geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld; daarvoor is de organisatie te klein. Je vraag komt bij ons terecht en wordt door ons zelf beantwoord.