Focusvriend
Administratie

Van eerste gesprek tot btw per kwartaal

Je administratie is niet één ding maar een keten: een gesprek wordt een offerte, de offerte wordt werk, het werk wordt uren en kosten, en dat wordt een factuur die betaald moet worden. In Focusvriend voedt elke schakel de volgende, zodat je niets overtikt.

Gesprek

Een contact met een lopende deal.

Offerte

Regels, btw en je eigen opmaak.

Uren

Geklokt of achteraf ingevuld.

Kosten

Kilometers en uitgaven erbij.

Factuur

Uit de offerte, in één knop.

Btw

Omzet en btw per kwartaal.

Je administratie ZONDER vs MET Focusvriend

Herken je dit verschil?

  • Zonder Focusvriend: Uren in een spreadsheet, taken in een andere app
    Met Focusvriend: Taken, uren, klanten en facturen in één systeem
  • Zonder Focusvriend: Achteraf reconstrueren wat je gedaan hebt
    Met Focusvriend: Uren staan al bij het juiste project en tarief
  • Zonder Focusvriend: Offertes en facturen met de hand overtikken
    Met Focusvriend: Van offerte naar factuur in een paar klikken
  • Zonder Focusvriend: Geen idee of een project nog binnen budget is
    Met Focusvriend: Signaal zodra een project tegen zijn budget aanloopt
  • Zonder Focusvriend: Facturen die blijven openstaan zonder dat je het merkt
    Met Focusvriend: Openstaande facturen met herinnering in beeld
  • Zonder Focusvriend: Vier abonnementen die je maar half gebruikt
    Met Focusvriend: Eén abonnement voor je hele bedrijfsvoering

Wat er allemaal in zit

Geen los boekhoudpakket ernaast: dit staat in dezelfde app als je projecten en je taken, en gebruikt dezelfde klanten en dezelfde uren.

Offertes

Regels met omschrijving, aantal, tarief en btw, in je eigen opmaak met je logo en kleur. Een geaccepteerde offerte wordt niet vanzelf een factuur, dat blijft een knop die jij indrukt.

Facturen

Dezelfde regels, ander gezicht. Concept, verstuurd, betaald of afgeboekt, met een pdf die er hetzelfde uitziet als je offerte.

Urenregistratie

Klok mee tijdens het werk of vul je week achteraf in. Elke regel hangt aan een project, een klant en een tarief, en weet of hij declarabel is.

Kilometers en kosten

Een rit naar de klant is geen gewerkte tijd, maar hoort wel bij wat het project kost. Kilometers met een vergoeding per kilometer, uitgaven met een bedrag, allebei bij het project waar ze horen.

Terugkerende facturen

Een onderhoudsabonnement of een project in vier termijnen. Het schema zet het concept klaar zodra de datum er is; versturen doe je zelf, op jouw moment.

Openstaande posten

Wie er nog moet betalen en hoe lang al, zonder dat je er zelf een lijstje voor bijhoudt.

Omzet en btw per kwartaal

Wat er per kwartaal doorheen ging, klaar voor je aangifte. Concepten tellen niet mee; een factuur telt in het kwartaal van zijn factuurdatum.

Uren delen met je klant

Een leeslink waarmee een klant zijn eigen uren kan bekijken. Jij bepaalt of er bedragen en omschrijvingen bij staan en hoe ver de link terugkijkt.

Klantgegevens die meegaan

Btw-nummer, KvK, betaaltermijn en uurtarief staan bij de klant, en vullen zich in zodra je een offerte of factuur voor die klant maakt.

Veelgestelde vragen

Vervangt dit je boekhouder?

Nee, en dat is ook niet de bedoeling. Je maakt hier je offertes en facturen, houdt je uren en kosten bij en ziet wat er per kwartaal aan omzet en btw doorheen ging. Je aangifte doe je nog steeds met je boekhouder of je boekhoudpakket, alleen hoef je de cijfers niet meer bij elkaar te zoeken.

Kan ik met Focusvriend mijn btw-aangifte doen?

Je ziet per kwartaal wat je aan omzet en btw hebt gehad, uitgesplitst naar tarief en met je voorbelasting uit je kosten ernaast. Die bedragen neem je over in de aangifte bij de Belastingdienst; Focusvriend stuurt zelf niets in.

Voldoen de facturen aan de eisen van de Belastingdienst?

Ja. Een factuur krijgt een oplopend nummer, een datum, jouw naam, adres, KvK- en btw-nummer, de gegevens van je klant, de regels met het btw-tarief per regel en het totaal met de btw apart. Verkoop je aan een zakelijke klant in een ander EU-land, dan kun je de btw verleggen.

Wordt een offerte vanzelf een factuur?

Niet vanzelf, wel met één knop. De regels, de aantallen en de btw gaan ongewijzigd mee, zodat er niets verandert tussen wat je klant akkoord gaf en wat hij betaalt. Uren die je op dat project klokte kun je er als regel bij zetten.

Kan ik mijn bonnetjes en inkoopfacturen kwijt?

Ja. Je zet een foto of pdf van de bon erbij en de gegevens worden eruit gelezen: leverancier, bedrag, btw en datum. Wat er periodiek afgaat — huur, verzekering, abonnementen — zet je één keer als schema klaar en komt daarna vanzelf terug.

Hoe lang moet ik mijn administratie bewaren?

In Nederland zeven jaar; voor gegevens over onroerende zaken tien. Je facturen, offertes, bonnen en urenregels blijven staan zolang je account bestaat, en je kunt alles op elk moment exporteren zodat je een eigen kopie hebt.

Kan ik mijn gegevens exporteren of meenemen naar een boekhoudpakket?

Ja. Je exporteert je hele administratie als één bestand: klanten, offertes, facturen, kosten en uren. Je boekhouder krijgt daarmee de cijfers zonder dat jij ze overtikt, en je zit nergens aan vast.

Kan ik mijn zakelijke rekening koppelen?

Met een bunq-rekening wel. Je afschriften komen dan binnen en Focusvriend zoekt er zelf de factuur of de kostenpost bij, zodat je ziet wat betaald is zonder handmatig af te vinken. Andere banken kun je met de hand afboeken.

Werkt dit ook als ik weinig factureer?

Ja. Je betaalt per licentie, niet per factuur, dus of je er nu drie of driehonderd per jaar maakt maakt voor de prijs niets uit. Je kunt het veertien dagen gratis proberen zonder creditcard.

Zet je eerste factuur erin

Of kijk eerst rond in de demo: een volle administratie met voorbeeldwerk erin, zonder dat je een account hoeft te maken.

Gratis startenBekijk de demo

Waar wil je heen?

Dezelfde app, twee manieren om te kijken: per onderdeel of per vak.