Alles wat Focusvriend kan

Dashboard

Eén scherm met wat vandaag speelt.

Je prioriteiten, de taken die open staan, je projecten met hoe ze ervoor staan, de week die eraan komt, je pipeline en wat je de afgelopen zeven dagen hebt afgerond. Het is bewust geen inbox: er staat wat aandacht vraagt, niet alles wat bestaat.

Blokken kiezen en verslepen

Het dashboard zet je zelf in de volgorde die bij je werk past.

Wie geen offertes stuurt heeft niets aan een acquisitieblok. Zet blokken uit die je niet gebruikt en sleep de rest in de volgorde waarin je ernaar kijkt. Het scherm blijft zo staan tot je het weer aanpast.

Dagstart

Een korte briefing over je eigen werk, geschreven op het moment dat je erom vraagt.

In plaats van zelf te bepalen waar je begint, krijg je een paar regels: wat er vandaag af moet, wat blijft liggen, welke factuur over de vervaldatum is. Het is geen algemeen praatje maar leest je eigen projecten, taken en administratie.

Focustimer en focusblokken

Een blok waarin je aan één ding werkt, met de klok mee.

Je kiest een taak, zet de timer en werkt tot hij afloopt. De tijd die je erin stopt komt op de taak te staan, dus je hoeft achteraf niet te reconstrueren waar je ochtend heen ging.

Streak, punten en niveaus

Bijhouden dat je het volhoudt.

Elke afgeronde taak levert punten op en een dag waarop je iets afrondt houdt je reeks in leven. Het lost niets op als je week vastloopt, maar het is een reden om die ene taak alsnog af te maken.

Planbord

Je taken in kolommen: backlog, doen, bezig, wacht op, klaar.

Slepen van de ene kolom naar de andere is de hele bediening. "Wacht op" is er speciaal voor werk dat niet aan jou ligt: de klant moet nog akkoord geven, de leverancier moet nog leveren. Dat staat daarmee niet meer tussen je eigen werk in.

Lijstweergave

Dezelfde taken als compacte lijst.

Het bord is fijn om te plannen, de lijst om door te werken. Filteren, sorteren en meerdere taken tegelijk aanpassen gaat hier sneller, en er passen er meer op een scherm.

Agenda

Je taken en deadlines per dag.

Handig als je wilt zien of een week te vol is voordat je nog iets toezegt. Wat een datum heeft staat op de dag; wat geen datum heeft blijft op je bord.

Checklist bij een taak

De stappen binnen een taak, met vinkjes.

Niet elke taak is één handeling. "Badkamer opleveren" bestaat uit tien dingen die je niet allemaal als losse taak op je bord wilt. Ze staan onder de taak zelf en je ziet in één oogopslag hoeveel er af is.

Prioriteit en deadlines

Laag, normaal of hoog, met een datum erbij.

Een taak die over de datum is valt op, en een taak met hoge prioriteit blijft bovenaan staan. Zo hoef je je lijst niet elke ochtend opnieuw te wegen.

Terugkerende taken

Werk dat elke week, maand of kwartaal terugkomt.

De btw-aangifte, de facturatieronde, de back-up controleren. Je zet 'm één keer op met een herhaling; na afvinken staat de volgende er meteen weer.

Taken uitstellen

Weg uit je lijst tot een moment dat je zelf kiest.

Iets waar je pas over drie weken iets mee kunt hoeft er nu niet te staan. Je zet 'm op een datum en hij komt vanzelf terug, in plaats van dat hij drie weken lang ruis is.

Logboek en aantekeningen per taak

Wat er gebeurd is, onder de taak zelf.

Elke wijziging komt in het logboek, en je kunt er zelf een regel bij zetten. Als een klant een half jaar later vraagt waarom iets zo is gegaan, staat het antwoord bij de taak en niet in een mailbox.

Links bij een taak

De pagina's en bestanden die bij dit werk horen.

Een ontwerp, een offerte, een map met foto's. Ze staan als regel bij de taak, dus je zoekt ze niet elke keer terug in je browsergeschiedenis.

Projecten

Taken, uren en documenten gebundeld per klus.

Een project laat zien hoeveel er af is, wat de volgende stap is en hoe het ervoor staat. Uren die je op een taak schrijft tellen mee, dus je ziet ook of een klus uit de hand loopt terwijl hij nog loopt.

Zonder Pro kun je één project tegelijk aanhouden.

Projecten als kaarten, lijst of tijdlijn

Drie manieren om naar dezelfde projecten te kijken.

Kaarten om te zien hoe het ervoor staat, lijst om snel iets op te zoeken, tijdlijn om te zien wat er tegelijk loopt en waar het gaat botsen.

Snelzoeken

Overal naartoe met één toetsaanslag.

Cmd of Ctrl met K opent het zoekveld. Typ een deel van een taak, project, klant of notitie en je bent er, zonder eerst naar het juiste scherm te navigeren.

Urenregistratie

Tijd schrijven op een taak, project of klant.

Met de klok terwijl je bezig bent, of achteraf als je het vergeten was. Elke regel hangt aan iets, want een uur zonder klant erbij is achteraf niet meer te factureren.

Tarief per klant

Het uurtarief hoort bij de klant, niet bij jou.

De ene klant betaalt meer dan de andere en dat wil je niet elke keer opnieuw opzoeken. Het tarief staat bij het contact en rekent zichzelf door op de urenregels en de factuur.

Declarabel en niet-declarabel

Welke uren naar de klant gaan en welke niet.

Intern overleg, acquisitie en administratie schrijf je wel maar factureer je niet. Door het onderscheid te maken zie je aan het eind van de maand hoeveel van je tijd echt omzet was.

Urenoverzicht delen met een klant

Een link naar de uren van dit project, zonder dat de klant een account nodig heeft.

Bij een discussie over een factuur is dit het snelste antwoord: hier staan de regels, met datum en omschrijving. De klant ziet alleen dit project en verder niets van je administratie.

Dubbele en vergeten uren

Een controle die eroverheen kijkt voor je factureert.

Twee regels op hetzelfde moment, een dag zonder uren terwijl er wel taken zijn afgerond. Dat komt naar boven voordat het op een factuur staat, in plaats van erna.

Facturen

Verkoopfacturen maken, versturen en opvolgen.

Van concept naar verstuurd naar betaald, met een pdf in je eigen huisstijl. Je maakt een factuur uit openstaande uren of uit artikelen, dus je tikt de bedragen niet over uit een ander scherm.

Openstaand en herinneringen

Wie nog moet betalen, en hoe lang al.

Facturen over de vervaldatum staan bij elkaar, met de dagen erbij. De herinnering die je stuurt is een tekst die je kunt aanpassen voor je 'm verstuurt, want de toon naar een vaste klant is anders dan naar iemand die drie keer niet reageerde.

Offertes

Een voorstel met regels, btw en een pdf.

Wordt hij geaccepteerd, dan maak je er de factuur van zonder alles opnieuw in te voeren. Wordt hij het niet, dan zie je dat terug in je pipeline in plaats van dat het verdwijnt.

Prijsopgaven

De lichte variant van een offerte.

Geen uitgesplitste regels en geen btw-tabel, wel een nummer en een pdf. Bedoeld voor het moment waarop iemand vraagt wat het ongeveer kost en je nog geen half uur aan een offerte wilt besteden.

Inkoop en kosten

Bonnen en inkoopfacturen, met de btw eruit gehaald.

Je zet er een bon op en de gegevens worden eruit gelezen: leverancier, bedrag, btw, datum. Dat is de saaiste tien minuten van je week en die zijn hiermee grotendeels weg.

Artikelen

Wat je verkoopt, met prijs, eenheid en btw-tarief.

Eén keer vastleggen en daarna kiezen op een offerte, factuur of bon. Voorraad kan erbij, dus je ziet ook wat er nog ligt.

Bezittingen en afschrijving

Je bus, je gereedschap, je laptop.

Wat je aanschaft schrijf je over meerdere jaren af en dat hoort in je resultaat terug te komen. Je vult aanschafprijs en looptijd in; de boekwaarde en de afschrijving per jaar rollen eruit.

Grootboek

Waar alles onder valt.

Elke factuur, bon en afschrijving krijgt een rubriek, en daaruit komen je resultaat en je balans. Je hoeft er niet in te kijken als je dat niet wilt, maar je boekhouder wel.

Resultaat en balans

Wat er onder de streep overblijft.

Omzet min kosten, per periode, met de balans ernaast. Niet om aangifte mee te doen maar om te weten hoe je ervoor staat zonder je boekhouder te bellen.

Btw per kwartaal

Wat je moet afdragen en wat je terugkrijgt.

Te betalen en te vorderen btw over de periode, opgebouwd uit je eigen facturen en bonnen. Het scheelt de avond waarop je alles bij elkaar zoekt.

Bankkoppeling

Je afschriften naast je facturen.

Binnengekomen bedragen koppel je aan de factuur die erbij hoort, zodat openstaand ook echt openstaand is. Een bunq-rekening koppel je rechtstreeks; verder kun je afschriften inlezen.

Winkel

Je artikelen als eenvoudige webwinkel.

Een openbare pagina met je artikelen erop, waar iemand kan bestellen en betalen. Een bestelling komt binnen als order en wordt een factuur in dezelfde administratie.

Eigen huisstijl op documenten

Logo, kleur, gegevens en voettekst op je pdf's.

Eén keer instellen en het staat op elke offerte, factuur en prijsopgave. Inclusief je kvk, btw-nummer en iban, want die horen er wettelijk op.

Pipeline

Je lopende kansen in fases.

Van eerste gesprek tot gewonnen of verloren, met een bedrag en een kans erbij. Zo zie je wat er in aantocht is in plaats van pas te merken dat het stil wordt als het al stil is.

Opvolgen wat je uitbracht

Offertes waar nog geen antwoord op kwam.

Een offerte die twee weken stil is, is geen nee maar wel een reden om te bellen. Die staan bij elkaar, met hoe lang het geleden is.

Bericht aan een klant opstellen

Een concept dat je zelf nog aanpast.

Een herinnering, een aanbieding, een vraag om akkoord. Je geeft aan wat erin moet en voor wie het is; wat eruit komt is een begin dat je in je eigen woorden bijschaaft, geen mail die achter je rug om weggaat.

Contacten

Klanten, leveranciers en de rest.

Adres, e-mail, btw-nummer en tarief, plus wat er bij deze klant loopt aan projecten, uren en facturen. Eén scherm in plaats van drie plekken waar hetzelfde half staat.

In beheer

De dingen van je klanten die op een datum terugkomen.

De auto die naar de apk moet, het domein dat afloopt, de cv-ketel die jaarlijks nagekeken wordt. Je zet erbij hoeveel dagen van tevoren je het wilt weten, want het gesprek met die klant moet vóór die datum plaatsvinden en niet erna.

Gasten per project

Iemand van buiten toegang geven tot één project.

Een klant of onderaannemer die mee moet kijken hoeft niet je hele omgeving te zien. Je nodigt hem uit voor het project waar het over gaat, en verder komt hij nergens.

Inspreken

Vertel wat je gedaan hebt; er komt een bon, een lijst taken of een notitie uit.

Je kiest vooraf wat het wordt. Bij een bon worden de klant, de uren en het materiaal eruit gehaald, met de bedragen erbij. Bij taken wordt elk ding dat je noemt een taak, met de stappen eronder die je erbij zei. Bij een notitie komt je verhaal in Memory te staan.

Inspreken in plaats van typen

Een microfoonknop bij tekstvelden.

Overal waar je een stuk tekst kwijt moet kun je het ook zeggen. Wat je inspreekt wordt uitgeschreven en komt in het veld te staan, waar je het nog kunt bijschaven.

Op je telefoon

Dezelfde app, ingericht voor een klein scherm.

Een balk onderin met de plekken waar je de hele dag in en uit loopt, en de rest achter Meer. Je kunt hem op je beginscherm zetten, dan opent hij als een app.

Eigen mailadres voor invoer

Stuur iets naar je Focusvriend-adres en het staat erin.

Een mail doorsturen is soms sneller dan overtypen. Wat je stuurt komt binnen als taak of notitie, met de inhoud van de mail erbij.

Vragen stellen over je eigen werk

"Wat staat er deze maand nog open bij Benndt Metaal?"

De assistent leest mee in je projecten, taken, uren, offertes, facturen, kosten en klanten. Hij verzint geen bedragen: wat hij noemt komt uit je eigen administratie, en hij kan er meteen iets van maken, zoals een conceptfactuur.

Zonder Pro kun je vijf berichten per dag sturen.

Memory

Wat er uit een gesprek kwam en wat je niet wilt vergeten.

Inzichten en afspraken blijven staan, ook als het gesprek weg is. De assistent gebruikt ze de volgende keer weer, dus je hoeft je situatie niet elke keer opnieuw uit te leggen.

Zonder Pro bewaar je tien punten.

Persoonlijke doelen

Waar je heen wilt, los van de projecten die lopen.

Meer omzet uit onderhoud, minder avonden werken, één dag per week vrij. Dit is waar de assistent je op aanspreekt, en het is bewust gescheiden van het werk dat in projecten zit.

Een vage taak scherper maken

Van "iets met de website" naar een taak waar je aan kunt beginnen.

Je krijgt een voorstel voor een duidelijkere titel en de stappen die eronder horen. Je neemt het over of je past het aan; er verandert niets zonder dat je erop klikt.

Toon van de assistent

Kort, motiverend of zakelijk.

Sommige mensen willen drie regels, andere willen een zetje. Dit geldt voor alles wat de assistent schrijft, van de dagstart tot een concept voor een klant.

Werkruimtes

Aparte omgevingen voor aparte contexten.

Je eigen bedrijf, de zaak waar je in loondienst zit, een stichting waar je penningmeester van bent. Projecten, taken, uren, contacten, facturen en kansen horen bij één werkruimte, dus ze lopen niet door elkaar.

Leden en rechten

Wie er in een werkruimte mag en wat hij mag.

Je nodigt iemand uit op e-mailadres. Wat hij ziet hangt af van zijn rol, dus een medewerker hoeft niet in je omzetcijfers te kunnen kijken.

Personeel

Wie er voor je werkt, met verlof, ziekte en aflopende contracten.

Per medewerker wat er afgesproken is: functie, contract, uren per week en verlofrecht. Verlof en ziekmeldingen leg je vast als periode, en het verlofsaldo rekent zichzelf uit. Een contract dat afloopt komt zes weken van tevoren in beeld, want de aanzegtermijn is een maand en je wilt er niet op de dag zelf achter komen. Salarisverwerking en roosters zitten er bewust niet in.

Snel wisselen

Bovenin het menu schakel je van werkruimte.

Alles wat je ziet verandert mee. Elke werkruimte heeft een eigen letter en kleur, zodat je aan een taak ziet waar hij bij hoort zonder eerst te kijken waar je bent.

Menu samenstellen

Zet uit wat je niet gebruikt.

Geen offertes nodig, geen pipeline, geen notities? Dan staan ze er niet. Het menu wordt korter en je scherm rustiger, en aanzetten kan altijd weer.

Startpagina kiezen

Waar je binnenkomt als je de app opent.

Voor de een is dat het dashboard, voor de ander het planbord of de administratie. Je opent op de plek waar je toch als eerste heen gaat.

Thema, dichtheid en lettergrootte

Licht of donker, compact of ruim.

Werk je op een klein scherm dan wil je er meer op kwijt; kijk je er de hele dag naar dan wil je juist rust. Beide kan, met een accentkleur naar keuze.

Sneltoetsen

De dingen die je vaak doet, op een toets.

Zoeken, een taak toevoegen, de dagstart ophalen. Je kunt de toetsen zelf koppelen aan wat jij het meest gebruikt.

Meldingen en overzichten per mail

Een seintje voor een deadline, en een overzicht per dag, week of maand.

Je kiest per soort of je het wilt en hoe lang van tevoren. Wie er niets van wil hoeft niets aan te zetten; het staat standaard uit behalve wat je zelf kiest.

Meerdere talen

Nederlands, Engels, Duits, Frans en Spaans.

De app en de assistent volgen de taal die je instelt. Handig als je met een klant of collega werkt die geen Nederlands leest.

Rapportage

Wat je gedaan hebt over een periode.

Uren per klant of project, omzet, afgeronde taken. Bruikbaar voor een gesprek met een klant, voor je aangifte of om te zien waar je tijd echt heen gaat.

Export

Je gegevens eruit halen.

Facturen als pdf en je gegevens als bestand. Dit staat er omdat het moet kunnen: wat je in Focusvriend zet blijft van jou, ook als je ooit weggaat.

Wat er nieuw is

Elke wijziging aan de app, met datum.

In gewone taal, vanuit wat je eraan hebt. Je kunt er per wijziging op reageren, en wat je instuurt komt op dezelfde lijst als de rest van je feedback.

Feedback geven vanuit de app

Wijs aan wat er niet klopt en stuur het in.

Je kunt een element aanwijzen, een schermafdruk meesturen of je opmerking inspreken. Het komt binnen met de pagina waar je stond erbij, zodat er niet eerst heen en weer gevraagd hoeft te worden waar het over ging.

Demo zonder account

Een gevulde app om in rond te klikken.

Projecten, taken, uren en facturen staan er al in, dus je ziet hoe het werkt zonder eerst iets in te voeren. Er wordt niets opgeslagen en je hoeft geen gegevens achter te laten.