Kun je hier je boekhouding in doen?

Een verkoopfactuur moet je naam en adres, je btw-nummer, je KvK-nummer, een datum, een nummer, het bedrag exclusief btw, het btw-tarief en het btw-bedrag bevatten.

Je bedrijfsgegevens, KvK-nummer en btw-nummer vul je één keer in bij je documentopmaak en staan daarna op elke factuur. Per regel kies je het btw-tarief; de btw staat apart onderaan.

Factuurnummers moeten oplopen en mogen geen gaten hebben die je niet kunt verklaren.

Elke nieuwe factuur krijgt het eerstvolgende nummer in de reeks. Concepten tellen niet mee tot je ze verstuurt.

Je moet per tijdvak kunnen zeggen hoeveel btw je hebt ontvangen en hoeveel je hebt betaald.

Het btw-overzicht rekent per kwartaal je af te dragen btw en je voorbelasting uit, over alle jaren waar cijfers in staan. Je doet de aangifte zelf bij de Belastingdienst; er is geen directe koppeling.

Je administratie moet gerubriceerd zijn, zodat een derde kan volgen waar een bedrag heen ging.

Je zet je eigen rekeningschema op — of laat de AI er een voorstellen dat bij je vak past — en koppelt facturen en kosten aan die rekeningen. Wat nog geen rekening heeft staat apart onder “Nog niet gerubriceerd”.

Niet alles heeft een factuur: een afschrijving, een privéopname, een correctie op vorig jaar.

Debet en credit, met de eis dat de boeking rond is voor je 'm kunt opslaan.

Aan het eind van het jaar moet je kunnen laten zien wat je hebt en wat je overhield.

Allebei worden ze uitgerekend uit wat er staat: je facturen, je kosten, je voorraad, je bezittingen en je memoriaal. Er is niets apart bij te houden.

Een aanschaf van 450 euro of meer neem je niet in één keer als kosten, maar spreid je over de jaren dat je 'm gebruikt.

Lineair of degressief, per maand of per jaar, met het hele schema erbij en een knop om de vervallen termijnen in je grootboek te zetten. Onder de 450 euro zegt de app dat het niet hoeft.

Je moet het stuk kunnen laten zien waar een kostenpost vandaan komt.

Je zet de bon bij de kostenpost; de gegevens worden eruit gelezen. Het bestand blijft aan die kostenpost hangen.

Je administratie moet zeven jaar terug te vinden zijn, en voor onroerend goed tien.

Er wordt niets automatisch weggegooid, dus alles blijft staan zolang je account bestaat. Wat er niet is: een bewaartermijn die je opgeeft, een waarschuwing voor je iets weggooit dat binnen de termijn valt, en een manier om een afgesloten jaar op slot te zetten.

Een boeking uit een afgesloten periode hoort niet zomaar aan te passen te zijn, en wat er wél verandert hoort vastgelegd te worden.

Je kunt een factuur, kostenpost of memoriaalboeking achteraf aanpassen zonder dat daar een spoor van blijft, en er zijn geen afgesloten perioden. Voor een controle van de Belastingdienst is dit het punt waar het op vastloopt.

Accountants en de Belastingdienst vragen om een XML Auditfile Financieel, zodat ze je hele grootboek in hun eigen programma kunnen inlezen.

Er is geen XAF-export. Je boekhouder kan de cijfers wel bekijken, maar niet inlezen.

Je gegevens zijn van jou; je moet ermee kunnen vertrekken.

Er is een export in Instellingen, maar die gaat over je doelen, taken en kennisbank — je facturen, kosten, grootboek, memoriaal en bezittingen zitten er niet in.

Hij wil erbij kunnen zonder dat je hem je wachtwoord geeft, en zonder dat hij per ongeluk iets verandert.

Er zijn werkruimtes met gasten, maar geen rol die precies “meekijken en exporteren, verder niets” betekent.

Als de twee kanten van de balans niet gelijk zijn, klopt er iets niet en wil hij dat meteen zien.

De balans zegt het als de twee kanten uit elkaar lopen, met het verschil erbij en een verwijzing naar de memoriaalboeking die niet rond is.

Voor de jaarafsluiting wil hij weten wat er openstaat en hoe lang al.

Beide lijsten staan er, op ouderdom gegroepeerd, met wat er over de vervaldatum is.

Hij wil kunnen zien welke betaling bij welke factuur hoort.

Je koppelt afschriftregels aan facturen en kosten. Wat er niet is: een directe bankkoppeling die de afschriften zelf ophaalt.

Wat er op de plank ligt is bezit en hoort niet als kosten in het jaar dat je het kocht.

De voorraadwaarde staat op de balans en corrigeert het resultaat, zodat dozen niet drukken in het verkeerde jaar.

Er komt altijd nog iets, en dat moet ergens heen.

Dat boek je in het memoriaal op de datum die je zelf kiest. Wat er niet is: een jaarafsluiting, dus ook geen onderscheid tussen “voor” en “na” het afsluiten.