G-rekening en de WKA: wanneer ben je aansprakelijk voor andermans loonheffing?

Waar gaat de WKA over?

De Wet ketenaansprakelijkheid zorgt ervoor dat een opdrachtgever niet buiten schot blijft als er verderop in de keten geen loonheffingen worden afgedragen. Besteed je een deel van je werk uit aan een onderaannemer en betaalt die zijn loonheffingen niet, dan kan de Belastingdienst bij jou aankloppen. Dat is ketenaansprakelijkheid.

Huur je personeel in dat bij een ander in dienst blijft — een uitzendkracht, een gedetacheerde monteur — dan heet het inlenersaansprakelijkheid, en gaat het naast de loonheffingen ook om de btw. Beide vormen kunnen doorlopen door een hele keten heen, dus ook naar partijen die de niet-betalende ondernemer nooit gesproken hebben.

Het gaat nadrukkelijk niet om zelfstandigen die je een eigen opdracht geeft en die geen personeel in dienst hebben. Wél is de vraag of iemand echt zelfstandig is een eigen discussie, en die valt buiten deze gids.

Wat doet een g-rekening?

Een g-rekening is een geblokkeerde rekening op naam van je onderaannemer of uitlener, waarvan het geld alleen naar de Belastingdienst kan of naar de g-rekening van een volgende partij in de keten. Stort jij een deel van het factuurbedrag daarop, dan kun je voor dat deel niet meer aansprakelijk worden gesteld.

Dat is het hele mechanisme: je koopt vrijwaring voor precies het bedrag dat je stort, niet meer. Stort je 2.480 euro van een factuur van 12.400 euro en blijkt de loonheffing over die klus 4.000 euro te zijn, dan zit je voor het verschil nog steeds in het risico.

De rekening wordt aangevraagd door degene die het geld ontvangt, niet door jou. Vraag er dus vroeg naar. Een onderaannemer zonder g-rekening kan er wel een aanvragen, maar dat is niet iets van een middag.

• De g-rekening staat op naam van de onderaannemer of uitlener
• Geld op die rekening kan alleen naar de Belastingdienst of verder de keten in
• Je bent gevrijwaard voor precies het bedrag dat je erop stort
• Vermeld bij elke storting het factuurnummer, anders is de koppeling weg

Welk deel van de factuur stort je?

Hier verwachten veel mensen een vast percentage, en dat bestaat niet. Er is geen wettelijk voorgeschreven stortingspercentage. Het bedrag moet aansluiten op het deel van de factuur dat naar loonheffingen — en bij inlening ook naar btw — gaat, en dat verschilt per klus.

Dat maakt het een schatting die je samen met de andere partij maakt, en die je onderbouwt. Een klus die vooral uit materiaal bestaat heeft een klein loondeel; een ploeg die drie weken sloopt is bijna helemaal loon. Werk daarom vanaf de manurenadministratie en niet vanaf een vuistregel die je ergens hoorde.

In de praktijk zie je percentages van een factuurbedrag rondgaan als ware het een norm. Gebruik ze hoogstens als eerste schatting en leg vast waarom je bij deze klus op dit bedrag uitkomt. Bij twijfel is meer storten veiliger dan minder: te veel gestort geld komt uiteindelijk bij de ontvanger terecht, te weinig gestort geld is jouw risico.

Wat moet je verder vastleggen?

Storten alleen is niet genoeg. De Belastingdienst kijkt ook naar je administratie, en bij inlening naar de vraag of je kunt laten zien wie er wanneer voor je gewerkt heeft en tegen welk loon. Zonder die gegevens valt het bedrag waarvoor je aansprakelijk bent niet te beperken en wordt er met een schatting gewerkt, en die pakt zelden gunstig uit.

Vraag daarnaast periodiek een verklaring betalingsgedrag op bij je onderaannemer of uitlener. Die zegt of die partij zijn aangiften op tijd betaalde. Het is geen garantie en geen vrijwaring — het is een signaal, en als het uitblijft is dat ook een signaal.

Werk je met uitzendkrachten, kijk dan of het bureau in het register van de Stichting Normering Arbeid staat. Certificering neemt je aansprakelijkheid niet weg, maar zegt wel iets over hoe het bureau ingericht is.

• Naam, adres, KVK- en loonheffingennummer van elke partij die je inschakelt
• Een kopie van de overeenkomst, met wat er precies is uitbesteed
• Manurenadministratie per project: wie, wanneer, hoeveel uur
• Periodiek een verklaring betalingsgedrag, en die bewaren
• Bij inlening: identiteit van de ingeleende krachten, volgens de regels

Hoe houd je dit werkbaar?

Door het aan de voorkant te regelen. Op het moment dat je een onderaannemer inschakelt is het één gesprek: welk rekeningnummer is de g-rekening, welk deel storten we, en wanneer krijg ik de eerste verklaring betalingsgedrag. Achteraf, bij de eerste factuur, is het een onderhandeling waar je klus op stilstaat.

En door de betaling in twee regels te doen in plaats van in één. Eén overschrijving naar de g-rekening met het factuurnummer erbij, één naar de gewone rekening met hetzelfde nummer. Dan is bij een controle in één oogopslag te zien welke factuur bij welke storting hoort, en dat is precies wat er gevraagd wordt.