Je btw-aangifte per kwartaal voorbereiden

Welke bedragen heb je nodig?

Vier, en ze komen alle vier uit je eigen administratie. De omzet waarover je 21 procent rekende en de btw daarover. De omzet waarover je 9 procent rekende, als je die hebt. De btw die je zelf betaalde op inkoop en kosten, de voorbelasting. En de omzet waarover je geen btw rekende, bijvoorbeeld bij verlegging of levering binnen de EU.

De aangifte zelf is een formulier van tien minuten. Alles wat er lang aan duurt zit ervoor: uitzoeken welke bon bij welk kwartaal hoort, terugvinden of die ene factuur al betaald was, en bedenken of de lunch met een klant nu wel of niet aftrekbaar was.

• Omzet en btw per tarief, uit je verkoopfacturen
• Voorbelasting, uit je inkoopfacturen en bonnen
• Omzet zonder btw: verlegd, buitenland, vrijgesteld
• Het saldo: wat je betaalt of terugkrijgt

Wanneer telt een factuur mee?

Bij het factuurstelsel, waar de meeste zelfstandigen onder vallen, telt de factuurdatum en niet de betaaldatum. Een factuur die je op 30 september stuurt hoort bij het derde kwartaal, ook als de klant pas in november betaalt. Dat is de reden dat je btw kunt moeten afdragen over geld dat je nog niet binnen hebt.

Werk je vooral voor particulieren, dan mag je het kasstelsel gebruiken en telt de betaaldatum wel. Dat scheelt liquiditeit. Je mag niet zomaar wisselen: je kiest een stelsel en houdt dat aan.

Wat mag je aftrekken en wat niet?

Zakelijke kosten met btw erop mag je aftrekken. Software, gereedschap, een laptop, een cursus, brandstof, de telefoonrekening voor het zakelijke deel. Staat er geen btw op een bon, dan valt er ook niets af te trekken, en dat is bij verzekeringen, bankkosten en veel diensten uit het buitenland het geval.

Twee dingen die vaak misgaan. Eten en drinken in een horecagelegenheid: die btw is nooit aftrekbaar, ook niet bij een zakelijke lunch. En de auto: rijd je er ook privé mee, dan moet je aan het eind van het jaar een correctie maken over het privégebruik. Reken op 2,7 procent van de cataloguswaarde, of 1,5 procent bij een auto die ouder is dan vijf jaar.

• Wel: software, apparatuur, materiaal, brandstof, opleiding, zakelijke telefoon
• Niet: horeca-btw, boetes, privé-uitgaven
• Deels: een auto en een telefoon die je ook privé gebruikt
• Zonder geldige factuur op jouw naam geen aftrek; een pinbon is geen factuur

Hoe zorg je dat het geen avond kost?

Door het kwartaal niet als moment te behandelen maar als optelsom. De bon van de bouwmarkt zet je erin op de dag dat je 'm krijgt, niet in oktober als je 'm uit je jaszak vist. Dat is niet netter, het is sneller: op de dag zelf weet je nog waar hij bij hoorde, drie maanden later niet.

Zet daarnaast het geld apart. Btw is nooit van jou geweest, ook al staat het op je rekening. Wie elke maand het btw-deel van zijn omzet naar een aparte rekening zet, komt op 31 oktober niet voor een verrassing te staan. Een vaste taak in je systeem, elk kwartaal in de laatste week, is genoeg om het niet te vergeten.

• Bon erin op de dag zelf, met een foto is genoeg
• Btw apart zetten bij elke binnenkomende betaling
• Terugkerende taak in de laatste week van het kwartaal
• Loop in die week na welke facturen nog verstuurd moeten worden

Wat als je te laat bent of je vergist?

Te laat aangifte doen levert een verzuimboete op, en te laat betalen ook. Beide zijn bij een eerste keer beperkt, maar ze stapelen als het vaker gebeurt. Doe altijd aangifte, ook als je het bedrag nog niet kunt betalen: dat scheelt de ene boete van de twee, en voor betalen kun je uitstel vragen.

Vergissingen komen voor. Gaat het om minder dan 1.000 euro te veel of te weinig, dan corrigeer je het gewoon in je eerstvolgende aangifte. Is het meer, dan doe je een suppletie via een apart formulier. Dat is geen drama en geen boete, zolang je het uit jezelf meldt.