Wat moet er op een factuur staan, en wanneer moet hij digitaal?

Welke gegevens moeten er verplicht op?

De Belastingdienst noemt ze allemaal met naam, en het zijn er meer dan de meeste sjablonen bevatten. Ontbreekt er één, dan is het niet meteen een boete, maar je klant kan de btw dan niet aftrekken en die stuurt de factuur terug. Dat kost je een betaaltermijn.

Let vooral op het onderscheid tussen factuurdatum en leverdatum. Dat zijn twee velden, en ze zijn zelden hetzelfde. De leverdatum bepaalt in welk tijdvak de prestatie valt; de factuurdatum bepaalt in welk tijdvak de btw meestal wordt aangegeven.

• Je volledige naam en die van je afnemer, en beide volledige adressen
• Je btw-identificatienummer, met NL ervoor
• Je KVK-nummer, als je bij de Kamer van Koophandel staat
• De factuurdatum en een doorlopend factuurnummer
• Wat je geleverd hebt, met de hoeveelheid of omvang
• De datum waarop je geleverd hebt, of de datum van een vooruitbetaling
• Het bedrag exclusief btw, apart per tarief, het tarief en het btw-bedrag

Wanneer moet je überhaupt een factuur sturen?

Aan andere ondernemers en aan rechtspersonen: altijd. Aan particulieren hoeft het in de meeste gevallen niet, met uitzonderingen voor onder meer afstandsverkopen en nieuwe vervoermiddelen. In de praktijk stuur je 'm toch, want een klant die om een bon vraagt krijgt er liever een die klopt.

Voor kleine bedragen bestaat er een lichtere variant. Bij facturen van 100 euro of minder gelden aangepaste eisen en hoeven er minder gegevens op. Dat is bedoeld voor kassabonnen en dergelijke, niet als route om de gewone factuur te omzeilen.

Bewaren doe je zeven jaar, en in de vorm waarin je 'm verstuurd hebt. Een factuur die je als pdf mailde bewaar je als pdf; de gegevens overtypen in een lijstje is niet hetzelfde. Voor gegevens die met onroerende zaken te maken hebben geldt een langere termijn.

Wat is een e-factuur, en is UBL nu verplicht?

Een pdf is geen e-factuur. Een pdf is een plaatje van een factuur: een mens leest 'm, een boekhoudpakket moet de bedragen er weer uit halen. Een e-factuur is dezelfde factuur als gegevens, in een vast formaat. In Nederland is dat UBL, in de NLCIUS-vorm van de Europese norm EN 16931, meestal verstuurd over het Peppol-netwerk.

Verplicht is het als je aan de overheid levert: rijksoverheid en veel andere overheidsorganisaties nemen alleen nog e-facturen aan. Voor gewone zakelijke facturen tussen bedrijven is het in Nederland op dit moment niet verplicht — al vragen steeds meer grote opdrachtgevers erom, en dan is het in de praktijk toch een voorwaarde om betaald te krijgen.

Dat gaat veranderen. Met het Europese ViDA-pakket wordt e-facturering met digitale rapportage vanaf 1 juli 2030 verplicht voor grensoverschrijdende B2B-transacties binnen de EU. Lidstaten mogen sinds 2025 bovendien zelf besluiten om e-facturatie voor binnenlandse transacties verplicht te stellen, zonder dat ze daar nog toestemming van Brussel voor nodig hebben. Nederland heeft daar nog geen besluit over genomen; er wordt gewerkt aan wetgeving. Ga er dus niet van uit dat 2030 een rustige deadline is.

• Aan de overheid: e-factureren is verplicht
• Tussen bedrijven in Nederland: nu nog niet verplicht
• Grensoverschrijdend B2B in de EU: verplicht vanaf 1 juli 2030
• Binnenlandse verplichting mag een lidstaat zelf invoeren; volg het nieuws

Wat gaat er in de praktijk mis?

Bijna altijd hetzelfde drietal. Factuurnummers die niet doorlopen, omdat er drie sjablonen naast elkaar gebruikt worden of omdat er eentje is weggegooid. Een ontbrekende leverdatum, omdat het sjabloon alleen een factuurdatum kent. En een adres dat niet klopt omdat de klant verhuisd is en de gegevens op twee plekken staan.

Het lastige is dat je er niets van merkt tot iemand ernaar kijkt: de klant betaalt gewoon, en pas bij een controle of bij een boekhouder die de btw niet kan verwerken komt het boven. Vandaar de moeite om het één keer goed in te richten in plaats van per factuur te controleren.

• Eén doorlopende reeks per jaar, of duidelijk gescheiden reeksen
• Nooit een nummer overslaan of hergebruiken, ook niet bij een fout
• Corrigeer met een creditfactuur die naar de oorspronkelijke verwijst
• Klantgegevens op één plek, zodat een verhuizing overal doorwerkt