Wanneer stuur je een herinnering, en wat komt daarna?

Hoe lang moet je wachten voor je iets zegt?

Korter dan je denkt. De meeste zelfstandigen wachten twee tot drie weken na de vervaldatum voor ze iets van zich laten horen, omdat het ongemakkelijk voelt. Precies in die weken zakt jouw factuur op de stapel van de klant, en wordt hij van vergeten naar oud.

Twee tot drie dagen na de vervaldatum is het goede moment. Zo kort erna leest het nog als een seintje en niet als een verwijt, en de meeste mensen betalen dan gewoon. Bij ongeveer de helft van de te late betalingen is er niets aan de hand: de factuur is doorgestuurd naar iemand die met vakantie is, of hij is blijven hangen in een goedkeuringsronde.

• Dag 2 tot 3 na de vervaldatum: korte herinnering, één alinea
• Dag 10 tot 14: aanmaning met een laatste termijn erin
• Dag 30: rente en incassokosten, of uit handen geven
• Bel na de tweede herinnering; een telefoontje werkt beter dan een derde mail

Wat is het verschil tussen een herinnering en een aanmaning?

Een herinnering is een seintje: hier stond nog een factuur open, misschien is hij je ontgaan. Er staan geen dreigingen in en geen kosten. Hij is kort, noemt het factuurnummer, het bedrag en de vervaldatum, en zegt wat je graag wilt.

Een aanmaning is de stap erna en heeft een juridische functie: je stelt de klant in gebreke. Daarin staat een laatste termijn, meestal veertien dagen, en de mededeling dat er kosten en rente bijkomen als er dan nog niet betaald is. Bij een consument is die veertiendagenbrief verplicht voordat je incassokosten mag rekenen; bij een zakelijke klant is dat niet nodig, maar het is wel netter en het maakt je zaak sterker.

Welke rente en kosten mag je rekenen?

Bij een zakelijke klant geldt de wettelijke handelsrente. Die ligt in 2026 rond de 8 procent per jaar en loopt automatisch vanaf de dag na de vervaldatum, ook als je er niets over hebt afgesproken. Bij een consument geldt de gewone wettelijke rente, die een stuk lager ligt.

Daarnaast mag je incassokosten rekenen. Voor zakelijke klanten is dat minimaal 40 euro, en boven een factuurbedrag van ongeveer 267 euro loopt het op via een staffel: 15 procent over de eerste 2.500 euro, daarna aflopend. Bij een factuur van 1.240 euro komt dat neer op 186 euro aan incassokosten, plus ruim 9 euro rente over vijf weken.

• Zakelijk: wettelijke handelsrente, rond 8 procent per jaar
• Consument: gewone wettelijke rente, veel lager
• Incassokosten zakelijk: minimaal 40 euro, daarboven volgens de staffel
• Zet je betaaltermijn en je rente in je algemene voorwaarden, dan is er later geen discussie

Wat doe je met een klant die blijft liggen?

Stop met doorwerken. Dat is de moeilijkste en de belangrijkste. Wie een factuur van vijf weken oud heeft openstaan en ondertussen de volgende klus voor dezelfde klant afmaakt, verdubbelt zijn risico in plaats van het op te lossen. Meld het rustig en zakelijk: zodra de openstaande factuur betaald is, gaat het werk verder.

Werkt dat niet, dan geef je het uit handen. Een incassobureau kost je bij een zakelijke vordering vaak niets extra's, omdat de kosten op de debiteur verhaald worden. Wacht daar niet te lang mee: hoe ouder een vordering, hoe kleiner de kans dat er nog iets komt. Na een half jaar is dat aanzienlijk minder dan na twee maanden.

Hoe voorkom je dit de volgende keer?

Factureer sneller. Een factuur die je drie weken na de klus stuurt, komt aan als de klant al vergeten is hoe blij hij ermee was. Wie op de dag van oplevering factureert wordt gemiddeld ruim een week eerder betaald, en dat is dezelfde week die je anders aan herinneringen kwijt bent.

Kort je betaaltermijn in. Dertig dagen is gebruikelijk maar niet verplicht; veertien dagen mag je gewoon afspreken en wordt zelden geweigerd. En vraag bij een nieuwe klant of bij een grote klus een aanbetaling. Wie een derde vooraf betaalt, betaalt de rest bijna altijd ook.

• Factureer op de dag dat de klus af is, niet aan het eind van de maand
• Spreek veertien dagen af in plaats van dertig
• Vraag een aanbetaling bij nieuwe klanten en bij klussen boven je gemiddelde
• Zet je iban en factuurnummer prominent op de factuur, dat scheelt zoekwerk