Van offerte naar factuur zonder over te tikken

Waarom wijkt de factuur af van de offerte?

Omdat er tussen die twee momenten werk bij is gekomen dat nergens is vastgelegd. Niet omdat iemand vals speelt: een klant vraagt onderweg iets extra's, jij zegt dat het wel kan, en drie maanden later staat het als bedrag op een factuur zonder dat er ooit een prijs bij genoemd is.

Het verschil zelf is het probleem niet. Elke klus groeit. Het probleem is dat het verschil pas op de factuur zichtbaar wordt, want dan moet je achteraf uitleggen wat de klant al vergeten was. Wie het op de dag zelf vastlegt heeft geen uitleg nodig, alleen een verwijzing.

Wanneer factureer je in termijnen?

Boven ongeveer 2.500 euro, of zodra een klus langer dan een maand loopt. Twee redenen. Je financiert anders het werk van je klant voor, soms maanden, en dat is precies waar zelfstandigen in de knel komen. En een klant die halverwege al een deel betaald heeft, haakt zelden nog af.

Een gebruikelijke verdeling is een derde bij akkoord, een derde bij oplevering van het eerste deel en een derde bij afronding. Bij langlopende klussen kun je ook per maand factureren op basis van de uren die erin gingen. Zet de verdeling in de offerte, dan is het bij de eerste termijnfactuur geen gesprek meer.

• Boven 2.500 euro: minimaal in twee termijnen
• Langer dan een maand: maandelijks op basis van gemaakte uren
• Nieuwe klant: altijd een aanbetaling
• Zet de verdeling in de offerte, niet pas op de factuur

Wat kost overtikken je precies?

Tijd, en dat is nog de kleinste post. Een offerte overtikken naar een factuur kost tien tot vijftien minuten per stuk. Bij vier facturen per week is dat ruim veertig uur per jaar, oftewel een week werk dat niets oplevert.

De echte kosten zitten in de fouten. Een regel die je vergeet mee te nemen, een tarief dat je nog van de vorige klant had staan, een btw-percentage dat op 21 blijft staan terwijl het 9 had moeten zijn. Die fouten gaan bijna altijd de verkeerde kant op: wat je vergeet te factureren merk je nooit, want er komt geen klant klagen dat hij te weinig betaald heeft.

• Reken op tien tot vijftien minuten per factuur die je overtikt
• Vergeten regels merk je niet, want niemand klaagt erover
• Een verkeerd btw-tarief corrigeer je later in een suppletie
• Elke overstap tussen systemen is een plek waar iets kan wegvallen

Hoe houd je de klus tussendoor in de gaten?

Door de uren die erin gaan naast het geoffreerde bedrag te leggen terwijl de klus nog loopt. Dat is het enige moment waarop je er nog iets aan kunt doen: afbakenen, opschalen, of de klant vertellen dat het meer wordt. Achteraf is het alleen nog een les die je volgend jaar weer vergeet.

Zet daar een grens bij die je opvalt. Zit je op zeventig procent van je geoffreerde uren terwijl het werk nog niet op driekwart is, dan is dat het gesprek. Niet op de dag van oplevering, als het geld al op is.