Van draaiboek naar factuur zonder losse eindjes
Kort antwoord
Na een evenement valt de afrekening vrijwel altijd lager uit dan het werk waard was, omdat de wijzigingen van de laatste week nergens staan. Leg elke wijziging vast op het moment dat hij besloten wordt — met uren en kosten erbij — dan is de factuur na afloop een optelsom in plaats van een reconstructie.
Welke posten worden structureel vergeten?
De posten die ontstaan in de laatste week, als het draaiboek al rond was. De extra crewleden omdat er meer gasten kwamen, de generator die alsnog gehuurd moest worden, de twee uur wachten op een leverancier die te laat was.
Die dingen worden op locatie geregeld en niet opgeschreven, want het is druk. Twee weken later, bij het maken van de factuur, is de herinnering vaag en de neiging groot om het maar te laten zitten. Bij een evenement van 15.000 euro gaat het dan zomaar om 1.500 euro die je zelf betaalt.
- Extra crew-uren, inclusief de uren van jezelf
- Huur die er tijdens de opbouw bij kwam
- Wachttijd door leveranciers of locatie
- Op- en afbouw buiten de afgesproken tijden
Hoe leg je dat vast als het druk is?
Kort en meteen. Eén regel per wijziging, op het moment zelf, met een grove schatting van uren en kosten. Niet mooi, wel bestaand. Wie wacht tot na afloop, schrijft op wat hij zich herinnert, en dat is per definitie minder dan wat er gebeurde.
Spreek het desnoods in tussen twee dingen door. Het punt is niet de vorm maar het moment: alles wat je op locatie vastlegt is compleet, alles wat je thuis reconstrueert is dat niet.
Werk je met een vaste prijs of op nacalculatie?
Meestal allebei. De basis is een vaste prijs — dat wil de opdrachtgever ook, want hij heeft een budget — en wat daarbovenop komt gaat op nacalculatie.
Zorg dan wel dat de scheidslijn scherp is. Zet in de offerte wat de vaste prijs dekt: hoeveel crew, hoeveel uur op- en afbouw, welke huur. Alles wat daarbuiten valt is meerwerk, en dat is geen discussie meer als het er zwart-op-wit staat.
Wanneer factureer je?
In termijnen. Een aanbetaling bij opdracht, een termijn kort voor het evenement en het restant na afloop. Bij evenementen zit het grootste deel van je kosten vóór de dag zelf — leveranciers willen betaald worden, jij hebt crew ingehuurd — en een klant die pas na afloop betaalt, laat jou het hele project voorfinancieren.
Een aanbetaling van dertig tot vijftig procent is gebruikelijk. Voor een opdrachtgever die daar moeite mee heeft, geldt hetzelfde als voor jou: als het budget er niet is voordat het evenement begint, is het er daarna ook niet.
Veelgestelde vragen
Hoeveel aanbetaling mag ik vragen voor een evenement?
Dertig tot vijftig procent bij opdracht is gangbaar, met een tweede termijn vlak voor de datum. Bij een eerste opdracht van een onbekende partij mag dat hoger — jij schiet de leveranciers voor.
Wat spreek ik af over annulering?
Een staffel: hoe dichter bij de datum, hoe hoger het percentage dat verschuldigd blijft. Je crew is geboekt en je leveranciers rekenen ook af, dus een annulering een week vooraf kost jou echt geld.
Reken ik wachttijd door?
Ja, als je crew ervoor stilstaat. Zet het als eigen regel op de factuur met de reden erbij; dat leest beter dan een verhoogd totaal zonder uitleg, en het is een reden voor de locatie om het de volgende keer beter te regelen.
Hoe Focusvriend hierbij helpt
In Focusvriend leg je een wijziging vast als losse afspraak bij het project, met uren en kosten eraan, en werk je met termijnfacturen die zichzelf klaarzetten. Wat er op locatie bij kwam staat er dus al in als je na afloop gaat afrekenen.