Onderhoudscontracten die het hele jaar doorlopen
Kort antwoord
Een onderhoudscontract werkt het beste als je het aantal ronden per jaar vastlegt, een jaarprijs afspreekt en die in gelijke termijnen factureert. Het seizoen is ongelijk verdeeld — in mei doe je drie keer zoveel als in november — maar je rekening hoeft dat niet te zijn, en dat is precies wat een contract prettig maakt voor allebei.
Hoe bouw je de prijs op?
Reken per ronde: hoeveel uur kost een beurt, hoeveel beurten per jaar, en wat komt er aan materiaal en afvoer bij. Tel dat op tot een jaarbedrag en deel dat door twaalf, of door het aantal termijnen dat je wilt factureren.
Neem de eerste beurt van het seizoen apart mee. Die is bijna altijd zwaarder dan de rest, zeker als er een winter overheen is gegaan. Wie de jaarprijs baseert op een gemiddelde beurt, werkt in maart voor niets.
- Uren per ronde, gemeten en niet geschat
- Aantal ronden per jaar, expliciet in het contract
- Afvoer van groenafval: per kuub of inbegrepen, maar wel benoemd
- Een aparte post voor de eerste beurt na de winter
Wat houd je buiten het contract?
Alles wat niet elk jaar hetzelfde is. Storm- en vorstschade, het rooien van een boom, een nieuwe beplanting: dat is werk op afroep en hoort niet in een vaste prijs, want dan draag jij het risico van het weer.
Zet in het contract dat zulk werk op nacalculatie gaat, tegen je uurtarief plus materiaal. Dat is geen kleine lettertjes maar het verschil tussen een contract dat jaren doorloopt en eentje dat na één slechte winter opgezegd wordt — door jou.
Per beurt factureren of per maand?
Per maand, in gelijke termijnen. Voor de klant is dat een voorspelbare last, voor jou een gelijkmatige omzet in plaats van een piek in de zomer en een gat in januari.
Het scheelt ook administratie: twaalf gelijke facturen die zichzelf klaarzetten, in plaats van na elke beurt een bon maken. Wat je wél per beurt vastlegt, is wat je gedaan hebt — dat is de onderbouwing als een klant in oktober vraagt waar hij eigenlijk voor betaalt.
Hoe voorkom je dat een contract verlieslatend wordt?
Door de uren per beurt te blijven meten, ook als de prijs vaststaat. Een tuin groeit, een terrein wordt uitgebreid, en na drie jaar doe je anderhalve keer het werk voor hetzelfde geld zonder dat er ooit een gesprek over is geweest.
Met de uren van dit jaar naast die van vorig jaar is dat gesprek makkelijk: je laat zien wat er veranderd is, en niemand hoeft iets te geloven.
Veelgestelde vragen
Hoeveel onderhoudsronden per jaar zijn gebruikelijk?
Voor een particuliere tuin zes tot tien beurten per seizoen; voor bedrijfsterreinen vaak twaalf tot twintig, afhankelijk van het gewenste beeld. Leg het aantal vast, dan is "het staat er slordig bij" een gesprek over het contract en niet over jou.
Moet ik een indexering opnemen?
Ja. Een jaarlijkse aanpassing op basis van een prijsindex voorkomt dat je na vijf jaar een tarief hebt uit een ander tijdperk. Noem het in het contract, dan is het bij de eerste verhoging geen nieuws.
Wat doe ik met een beurt die niet doorgaat door het weer?
Verschuiven binnen de periode, niet laten vervallen. Zet in het contract hoeveel ruimte je hebt om te verplaatsen, dan hoeft niemand te discussiëren over een gemiste week in februari.
Hoe Focusvriend hierbij helpt
In Focusvriend zet je een onderhoudscontract op als terugkerende factuur: het concept staat klaar zodra de datum er is, en versturen doe je zelf. De uren per beurt blijven bij het project staan, dus je ziet of het contract nog klopt met wat je er werkelijk aan doet.