Waarom je order minder opleverde dan gecalculeerd
Kort antwoord
De marge op een order lekt zelden weg bij de bewerking zelf, maar bij insteltijd, uitval, uitbesteed werk en spoedtoeslagen die niemand doorbelast. Wie voor- en nacalculatie per order naast elkaar zet, ziet binnen een paar orders waar het patroon zit — en dat is bijna altijd dezelfde post.
Waar zit het verschil meestal?
In de tijd die niet aan het product zelf zit. Instellen, omstellen, het eerste stuk dat afgekeurd wordt, wachten op materiaal. In een calculatie staat de bewerkingstijd per stuk, en die klopt vaak prima; wat ontbreekt is alles eromheen.
Bij kleine series is dat funest. Een insteltijd van veertig minuten op een serie van tien stuks is vier minuten per stuk extra, terwijl je op een serie van duizend nauwelijks iets merkt. Wie voor beide series dezelfde stuksprijs hanteert, verdient aan de grote en legt toe op de kleine.
- Instel- en omsteltijd, per serie en niet per stuk
- Uitval en herstelwerk, met een percentage dat op ervaring is gebaseerd
- Uitbesteed werk, inclusief transport heen en terug
- Spoed: overwerk en versneld inkopen kosten geld
Hoe registreer je uren zonder de werkvloer op te houden?
Grof genoeg om vol te houden. Per order en per bewerkingssoort is genoeg; per handeling registreren klinkt beter maar wordt na twee weken niet meer gedaan, en gegevens die er half zijn, zijn erger dan geen gegevens.
Belangrijker dan de precisie is de consequentie. Als iedereen dezelfde vier categorieën gebruikt en niemand het overslaat, heb je na een maand een beeld waar je op kunt sturen. Als de helft van de uren op "overig" staat, heb je niets.
Wat doe je met het verschil als je het ziet?
Eerst kijken of het incidenteel is of structureel. Eén order die uitliep omdat de leverancier te laat was, is pech. Vijf orders van dezelfde soort die allemaal vijftien procent uitlopen, is je calculatie.
Pas dan je normtijden aan, niet je verkoopprijs. Een prijs die op een verkeerde norm gebaseerd is, is met een opslag te repareren maar blijft verkeerd: bij de volgende offerte reken je dezelfde fout opnieuw.
Heb je hier een ERP-systeem voor nodig?
Voor een bedrijf met tweehonderd medewerkers en een eigen productieplanning: ja. Voor een werkplaats met vijf man die wil weten waar de marge blijft: nee, en het is bovendien een implementatietraject van maanden waar in de tussentijd niets uit komt.
Wat je nodig hebt is dat uren, materiaal en uitbesteed werk aan de order hangen die ze veroorzaakten, en dat je ernaast kunt zetten wat je had gerekend. Dat is een kwestie van consequent boeken, niet van een pakket.
Veelgestelde vragen
Wat is een normaal verschil tussen voor- en nacalculatie?
Vijf tot tien procent is werkbaar. Zit je structureel boven de vijftien procent, dan zit er een fout in je normtijden of in wat je meerekent — niet in de uitvoering.
Hoe verwerk ik uitval in mijn calculatie?
Als percentage op de materiaalkosten en de bewerkingstijd, gebaseerd op wat je werkelijk meet. Een aanname van twee procent terwijl het er zes zijn, verklaart een groot deel van een verdwenen marge.
Moet ik spoedopdrachten een toeslag geven?
Ja, en noem 'm ook zo. Spoed kost overwerk, duurdere inkoop en verstoring van je planning. Een toeslag van vijftien tot dertig procent is gangbaar en maakt bovendien bespreekbaar of het echt spoed is.
Hoe Focusvriend hierbij helpt
In Focusvriend hangen uren, materiaal en kosten aan de order waar ze bij horen, met je afspraak ernaast. Je ziet per klus wat erin ging tegenover wat je had gerekend — niet bij de jaarcijfers, maar zodra de order loopt.